複数PDFを1つにまとめる方法

PDF結合ツールを開き、結合したいPDFを追加します。ファイル一覧で順番を確認し、必要なら上へ・下へ移動して並べ替えます。

結合後のPDFを開き、表紙、本文、添付資料、署名ページの順番が意図どおりか確認します。

不要ページがある場合は先にページ削除、向きが違う場合は先にPDF回転を使うと、結合後の確認が楽になります。

結合後にファイルサイズが大きい場合は、PDF圧縮で軽量化できるか確認します。ただし画像が多いPDFでは効果が小さい場合があります。

PDF結合は順番確認が最重要です。元ファイルを残し、結合後のページ順と容量を確認してから共有してください。

PDF結合は、ファイルを選ぶ前に完成形の順番を決めると失敗が減ります。一般的には表紙、案内文、本文、添付資料、参考資料の順に並べます。ファイル名の先頭へ01、02のような番号を付けておくと、選択画面と結合画面のどちらでも順番を確認しやすくなります。

同じ資料の旧版と最新版が混在している場合は、更新日時だけで判断せず内容を開いて確認します。結合前に不要ページを削除し、向きが違うページを回転しておくと、完成後のやり直しを減らせます。ページサイズが混在していても結合できますが、印刷時の縮尺や余白が変わる可能性があります。

電子署名付きPDF、パスワード保護PDF、破損PDFは結合できない場合があります。保護された文書は権限を確認し、発行元が許可した方法で保護を解除したコピーを用意してください。重要な署名情報を維持する必要がある場合は、結合前に署名の扱いを発行元へ確認します。

結合後はページ数を照合し、各ファイルの先頭と末尾が欠けていないか確認します。目次、ページ番号、本文中の参照番号は、自動では更新されません。ファイル境界に意図しない白紙ページがないか、縦横の向きが急に変わって読みにくくないかも確認してください。

提出用PDFでは、ファイル名、容量、閲覧権限、個人情報の残り込みを確認します。メール添付上限を超える場合は結合後に圧縮を試せますが、画像品質の変化を必ず確認します。元の個別PDFと結合後PDFの両方を残しておくと、差し替えや再作成が必要になったときに対応しやすくなります。

毎月の報告書など同じ構成を繰り返す場合は、結合順のチェックリストを用意し、各資料の版、ページ数、担当者を記録します。完成PDFだけでなく構成元のファイルも保管し、差し替えが発生したときに該当資料だけ更新して再結合できるようにしておくと、作り直しの負担を抑えられます。